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EDM

Uno dei problemi più critici nella gestione del flusso legato ai documenti (in particolare quelli contabili) è certamente quello della gestione delle fatture passive, sia dal punto di vista dell’ottimizzazione dell’imputazione contabile sia dal punto di vista della gestione del flusso di smistamento e di approvazione.
A queste necessità Topkey risponde con la soluzione TopkeyEDM (Extended Documents Management) che si occupa della gestione di questi flussi e dello smistamento delle fatture ai vari approvatori; in particolare consente di:

Smistare le fatture scandite (o ricevute via email dai fornitori) ai vari operatori o per l’approvazione diretta o per una verifica del documento.


Approvare i documenti da parte degli addetti a tale operazione, con possibilità di indicare note, di inoltrare il documento ad altri utenti, di generare email o alerts automatici.


Generare documenti PDF di approvazione, in modo da sostituire il tradizionale timbro (con firma) di approvazione.


Interagire con il sistema ERP, ad esempio per porre il flag “pagabile” su un documento che è stato approvato.

TopkeyEDM si compone di moduli che sono di natura sia tecnologica sia funzionale; il sistema infatti comprende una componente che scandisce i documenti o li acquisisce dalle email ricevute.
TopkeyEDM inoltre si integra con il sistema ERP sottostante per trattare sia fatture di servizi sia fatture di materiali che richiedono un processo di verifica completa della fattura sulla base di ordini e ricevimenti.
In unione con le altre componenti dell’offerta Topkey, TopkeyEDM si arricchisce di altre funzionalità che consentono da un lato di acquisire automaticamente i dati dei documenti, con la componente EDR ed OCR, e dall’altro di conservare sostitutivamente le fatture passive mediante l’integrazione con il servizio LegalDoc di InfoCert.