• L'ACQUISIZIONE

TopkeyEDR

La soluzione TopkeyEDR permette di acquisire automaticamente da e-mail o da aree di un file server (con altre componenti della suite Topkey), files PDF di formato diverso, che vengono parametrizzati in maniera molto agevole per estrarre dati anche molto complessi al fine di alimentare successivamente il sistema ERP.

TopkeyEDR permette di definire strutture complesse di documenti: dati di testata, dati di coda, dati di corpo (quali documenti di trasporto, aliquote IVA, articoli, ecc.), di consentirne una parametrizzazione grafica e di poter gestire enormi moli di dati in un tempo estremamente veloce e con un’affidabilità enorme grazie all’accesso vettoriale sui files PDF. Vengono inoltre eliminate le problematiche di condivisione dei processi con i fornitori (nel caso delle fatture passive ad esempio) o di lettura di documenti cartacei (come nel caso dell’OCR) e quindi la produttività sale a dismisura.

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• L'ACQUISIZIONE

TopkeyEDM

Uno dei problemi più critici nella gestione del flusso legato ai documenti contabili è certamente quello relativo alla gestione delle fatture passive, sia dal punto di vista della ottimizzazione dell’imputazione contabile, sai dal punto di vista della gestione del flusso di smistamento e di approvazione.

TopkeyEDM si compone di moduli che sono di natura sia tecnologica sia funzionale; il sistema infatti comprende un componente che “legge” documenti scanditi o che sono stati ricevuti via mail o via WEB; questo sistema è assai potente e genera un insieme di dati che sono in seguito trattati da un sistema di “mapping” che traduce queste informazioni nel formato previsto dal sistema ERP. Ma non solo: TopkeyEDM si integra con il sistema ERP sottostante per trattare sia fatture di servizi sia fatture di materiali che richiedono un processo di verifica della fattura sulla base di ordini e ricevimenti, e provvede anche alla gestione del workflow di approvazione.

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