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EDR OCR

All’interno delle aziende è sempre più viva la richiesta di ottimizzazione di tutte le fasi di lavoro che comportano l’imputazione di informazioni ripetitive e l’inserimento nel sistema ERP di informazioni generate da altri sistemi ma che sono disponibili solo in modo cartaceo oppure che giungono via email in azienda.
Sono molti i processi aziendali interessati da questo problema, ad esempio quelli legati al trattamento delle fatture passive, dei documenti di trasporto, degli ordini ed altri ancora.
Processi e tecnologie di vario genere si sono succedute nel tempo e vengono ancora usate in molti contesti: dall’applicazione di tecniche EDI -soprattutto nella Grande Distribuzione - alle tecnologie OCR (Optical Character Recognition), ai web dynamic forms ad altre ancora.
Tutti hanno pregi e svantaggi, ovviamente, dal problema di condividere processi, tracciati ed altro con i fornitori nel caso dell’EDI, al costo ancora abbastanza elevato delle soluzioni di OCR ed alla parametrizzazione non sempre agevole degli stessi documenti, alla complessità di avviare sistemi di data entry sul web sempre legati alla condivisione del processo con i fornitori.
La modalità che si era utilizzata, e che tuttora viene seguita quando i documenti da trattare sono disponibili nella sola forma cartacea, è quella legata alla tecnologia OCR; si tratta di una tecnologia che ha avuto nel corso del tempo un’evoluzione notevole sia dal punto di vista delle performances sia dal punto di vista della scalabilità, ovvero della possibilità di essere utilizzata anche per un numero non troppo elevato di documenti.
La soluzione che Topkey propone è la soluzione Invoices, della società ReadSoft, leader mondiale del settore, di cui Topkey è partner certificato in Italia. Attraverso questo engine potente ed affidabile, è possibile trasformare una immagine in un file di dati; esso legge tutto il documento sulla base di regole anche molto complesse ma che di fatto sono di semplice impostazione e consente di determinare i campi del documento necessari alla identificazione del fornitore, quelli necessari al trattamento contabile e tutti i campi di controllo.
Nel corso degli ultimi anni però si sono evidenziate alcune opportunità che sono state colte da Topkey per sviluppare una soluzione totalmente innovativa; tali cambiamenti sono sia di natura tecnologia, ovvero la possibilità di estrarre più facilmente dati da files in arrivo in formato PDF, sia di natura normativa grazie alla possibilità di evitare il ricevimento del documento fisico sostituito dal ricevimento via email delle fatture passive (previa stampa da parte del destinatario od utilizzo, sempre del destinatario, della conservazione sostitutiva).
La soluzione specifica di Topkey, TopkeyEDR (Electronic Documents Recognition) sfrutta tutte queste potenzialità e permette di acquisire automaticamente da email o da aree di un file server (attraverso l’utilizzo di altre componenti della suite Topkey), files PDF di formato diverso, che vengono parametrizzati in maniera molto agevole per estrarre dati anche molto complessi al fine di alimentare successivamente il sistema ERP.
TopkeyEDR permette di definire strutture complesse di documenti: dati di testata, dati di coda, dati di corpo (quali documenti di trasporto, aliquote IVA, articoli, ecc.), di consentirne una parametrizzazione grafica e di poter gestire enormi moli di dati in un tempo estremamente ridotto e con un’affidabilità enorme grazie all’accesso vettoriale sui files PDF.
La produttività in questo modo sale a dismisura in quanto vengono eliminate le problematiche di condivisione dei processi con i fornitori (nel caso delle fatture passive ad esempio) o di lettura di documenti cartacei (come nel caso dell’OCR).