Prodotti - Conservazione

LDI

La conservazione sostitutiva consiste nella dematerializzazione dei documenti a norma.
Ciò significa che sia i documenti emessi dal sistema ERP (fatture attive, giornali bollati, registri, schede, ecc.), sia i documenti in arrivo (es. fatture passive), sia altri documenti (contratti, cedolini, ecc.) possono essere distrutti (o si può evitare la copia o la stampa) se si segue il procedimento di conservazione a norma.
Tale procedimento è normato in modo chiaro e può essere effettuato in house (seguendo l’insieme delle procedure richieste) o con invio dei documenti ad un Ente Conservatore (solitamente un Ente Certificatore) che provvede a mantenere la responsabilità della conservazione.
Questa seconda opzione è quella che viene solitamente seguita per semplicità d’uso, minori costi e per lo spostamento di responsabilità e di adeguamento a norme sempre in evoluzione verso un Ente terzo.

TopkeyLDI (LegalDoc Interface) è la componente della suite documentale di Topkey che viene installata su una postazione PC e che permette all’operatore di portare in conservazione sostitutiva i diversi documenti preposti ad essere trattati con questa modalità di archiviazione.
E’ interfacciata con il servizio LegalDoc di InfoCert (di cui Topkey è partner certificato) ed in maniera semplice integra le applicazioni gestionali o di gestione documentale con il sistema LegalDoc.
Grazie a questa componente, l’accesso al servizio di conservazione sostitutiva è gestito senza possedere una specifica conoscenza degli aspetti tecnologici legati a connessioni, firme digitali, file XML, ecc.. Una postazione PC viene appositamente attrezzata per la comunicazione sicura (P12) con InfoCert. Da tale PC, l’operatore accreditato attraverso l’uso di una chiave smart, fornita da InfoCert, firma i documenti da archiviare in maniera sostitutiva, li marca temporalmente e provvede all’invio verso InfoCert.
Questi restituisce un token, grazie al quale il documento viene identificato in maniera univoca. Il token va mantenuto nella chiave di ricerca del documento stesso in quanto, in caso di richiesta di esibizione del documento originale, occorre re-inviare a InfoCert il token ottenuto in modo da poter ricevere indietro il documento interessato.
Ci sono sofisticati meccanismi che garantiscono l’integrità dei flussi e che assicurano che il contenuto di quanto conservato sia il medesimo dei documenti spediti.