Topkey
Software & Consulting
Azienda
Topkey è una società che opera nel settore IT da oltre 20 anni con sede a Torino; nel 2012 Topkey compirà il venticinquesimo anno di attività.
La società è stata fondata, ed è tuttora gestita, da responsabili dei settori informativi che sono entrati in azienda dopo aver maturato una vasta esperienza “sul campo”;
questa è una caratteristica anche dei collaboratori “chiave” della società, con lo scopo di garantire al cliente un supporto e un servizio di alto livello basati su un'esperienza
consolidata.La specializzazione della società è sempre stata l'ottimizzazione dell'uso dei sistemi ERP tramite tecnologie avanzate e un’approfondita conoscenza sia dei processi sia dei sistemi ERP più diffusi nel mercato quali SAP, JDE, Baan, Oracle e Formula, ottimizzazione che nel corso degli anni ha subito una notevole evoluzione: dalle prime attività legate alla gestione di software selections, alle successive attività di creazione o di distribuzione di prodotti “best of breed” che si pongono al di sopra dei sistemi ERP e ne esaltano le funzionalità o ne completano le operazioni grazie a specifiche funzioni, sempre molto integrate con il sistema ERP sottostante.
Negli ultimi dieci anni, in particolare, Topkey si è focalizzata da un lato sull’evoluzione dei sistemi di gestione documentale verso l’utilizzo di nuove tecnologie per la generazione dei documenti, l’acquisizione dei dati e dei documenti, la distribuzione dei documenti stessi e dall’altro verso una serie di servizi e prodotti legati ai sistemi ERP non solo nell’ottica della gestione documentale estesa ma anche nell’ottica generale di supporto al cliente, nella selezione, nell’avviamento e nell’ottimizzazione dell’uso dei sistemi ERP.
Non si tratta di sistemi legati alla gestione documentale “tradizionale” ovvero legati alla archiviazione ed alla ricerca dei documenti, ma piuttosto di componenti di un sistema di gestione documentale “estesa”, che talvolta si affiancano ad altri sistemi di gestione documentale già presenti in azienda.
Topkey per rispondere alle esigenze dei propri clienti propone una suite di prodotti che comprende diverse funzioni, come si può evidenziare nella sezione Prodotti; quando si parla di gestione “estesa” dei documenti si parla di componenti specifici che, grazie alle nuove tecnologie o al supporto della normativa, consentono agli utilizzatori un’ottimizzazione dei propri processi ed in alcuni casi una riduzione notevole dei costi operativi; tra questi componenti sono particolarmente significativi:
- la distribuzione interna ed esterna dei documenti emessi dal sistema ERP, quali fatture attive, solleciti, lettere di pagamento, in modalità multicanale, non solo quindi tramite email ma anche tramite servizi di PEC (Posta Elettronica Certificata) e dei nuovi servizi offerti da Poste Italiane per l’invio digitale di raccomandate, telegrammi, ecc.;
- l’invio automatico di raccomandate
- la conservazione sostitutiva dei documenti secondo le norme CNIPA
- la lettura automatica dei documenti in arrivo, attraverso soluzioni EDR ed OCR
In questa strategia Topkey ha stipulato accordi di partnership con molte società, soprattutto di grandi dimensioni, che possono fornire servizi e prodotti nell’ambito del contesto sopra citato tra le quali: Gruppo Formula che utilizza moduli Topkey nelle proprie soluzioni ERP per la gestione documentale; InfoCert per i servizi di conservazione sostitutiva e posta certificata; ReadSoft che fornisce i motori di OCR e Poste Italiane per il servizio di Corrispondenza Online (per l’invio di Lettere prioritarie, Raccomandate e Telegrammi) attraverso il canale Host to Host.
Come sopra è stato evidenziato, alcuni progetti fanno ora uso anche di strumenti quali smartphones, tablets ed altri ed anche in questo contesto Topkey si è mossa tramite partnership significative tra le quali spicca quella con RIM (Blackberry) per l’utilizzo dei loro devices come il recentissimo Playbook in uno scenario integrato con i vari sistemi ERP.
